Il modulo privacy del parrucchiere: cosa scriverci, oltre alle foto

Due cose diverse sullo stesso foglio

Il foglio che in salone si chiama «modulo privacy» di solito ne contiene due. La prima è l'informativa (art. 13 del GDPR): dice alla cliente chi tratta i suoi dati, quali, perché e per quanto tempo. Va data a tutte, al primo appuntamento, e non chiede un sì. La firma in fondo serve a te, per dimostrare di averla data.

La seconda sono i consensi: le caselle sì e no per quello che va oltre il servizio. Qui la firma conta, e ogni consenso va chiesto separato dagli altri. Se il foglio ha una firma sola che copre tutto, la cliente non può dire sì alla scheda e no alle promozioni, e un consenso dato così non vale.

Cosa ti lascia una cliente, oltre alla foto

Una cliente nuova prenota un colore. In una visita ti lascia:

• nome e numero di telefono, per l'appuntamento e per spostarlo;
• la formula del colore e il tempo di posa, nella scheda tecnica;
• l'allergia a una tinta, o l'esito della prova cutanea;
• forse il permesso di scriverle quando hai un'offerta;
• forse una foto, per la consulenza o per Instagram.

Ognuna ha una regola sua. Per le foto c'è la guida su le foto delle clienti e il GDPR; qui trovi le altre quattro.

Appuntamenti e promemoria: basta l'informativa

Nome e telefono ti servono per fare il servizio che la cliente ha chiesto. Per tenerli, e per mandarle il messaggio che le ricorda l'appuntamento di giovedì, non serve un consenso: la base è il contratto, cioè il servizio stesso. Serve però che l'informativa lo dica, con il canale che usi (SMS, WhatsApp, telefonata).

Lo stesso vale per la formula colore e le note tecniche sul capello, finché restano tecniche: ti servono per rifare bene il lavoro la volta dopo. L'informativa dice per quanto tempo le tieni.

Allergie e prova cutanea: un dato sulla salute

«Allergica alla parafenilendiammina» o «cuoio capelluto sensibile dopo la terapia» sono dati sulla salute, che il GDPR mette fra le categorie particolari (art. 9). Per scriverli nella scheda il salone si appoggia al consenso esplicito della cliente. Il modo più sicuro per averlo, e per provarlo, è una riga sua sul foglio, con la sua firma.

È un consenso che quasi nessuna rifiuta, perché capisce che serve a proteggerla. Va chiesto lo stesso. Il foglio con le allergie sta in un posto chiuso e lo leggono solo le persone del salone: la scheda tecnica cliente in PDF lo ricorda in fondo alla pagina.

Promozioni: un sì a parte, che si può togliere

«Questo mese il trattamento ristrutturante costa meno» è una promozione, anche se la mandi a una cliente che viene da dieci anni. Per scriverla su WhatsApp o per SMS ti serve il suo consenso, in una casella separata. Se la lascia vuota, il taglio resta uguale. E deve poter cambiare idea quando vuole, con un messaggio.

In pratica, al primo appuntamento: «Ti scriviamo quando abbiamo un'offerta, o preferisci di no?». Se dice no, il suo numero lo usi solo per gli appuntamenti.

Per le mail c'è un'eccezione (art. 130, comma 4, del Codice privacy): a chi è già cliente puoi scrivere offerte simili a quello che ha già comprato, se glielo hai detto nell'informativa e può dire basta in ogni momento. Vale solo per la mail, non per SMS e WhatsApp.

Cosa scrivere nell'informativa

Basta una pagina, in italiano normale:

• chi è il titolare: il nome del salone, l'indirizzo, un telefono o una mail a cui scrivere;
• quali dati raccogli, perché e su quale base, uno per riga: appuntamenti e scheda tecnica (servono al servizio), allergie, promozioni e foto (solo col consenso);
• per quanto li tieni, con un termine vero (per esempio «24 mesi dall'ultima visita») e non «per il tempo necessario»;
• a chi li passi: il programma delle prenotazioni, l'app della consulenza e chiunque altro riceva i dati delle clienti per conto tuo. Sono i tuoi responsabili del trattamento, e con ognuno serve un accordo scritto (art. 28);
• i diritti della cliente: vedere i suoi dati, correggerli, farli cancellare o limitarne l'uso, opporsi, ritirare un consenso, fare reclamo al Garante della privacy.

Oltre a darla al primo appuntamento, tienine una copia appesa vicino alla cassa per chi vuole rileggerla.

Un foglio, più firme

Il formato che regge in salone: in alto nome della cliente e data, poi l'informativa, poi una riga per ogni consenso, ciascuna con il suo sì, il suo no e la sua sigla.

• allergie e note sulla salute nella scheda;
• promozioni via WhatsApp o SMS;
• foto per la consulenza, per la scheda e per i social, con le righe del modulo per le foto.

Per una cliente minorenne firma un genitore o chi ne fa le veci.

Non c'è un PDF dell'informativa pronto da stampare, perché dipende da quali dati raccogli, da quali programmi usi e da quanto li tieni. Un modello uguale per tutti sarebbe sbagliato per metà dei saloni. Il PDF che c'è riguarda le foto: il modulo di consenso per le foto, una pagina con tre consensi separati, la riga per i minori e i diritti della cliente, da adattare. Le righe per allergie e promozioni si aggiungono sotto.

Dove entra Miraviso

Miraviso non è un gestionale: non tiene l'agenda e non manda promemoria né promozioni. Quelle righe del modulo riguardano il programma che usi già. Miraviso entra nella parte delle foto e della scheda cliente. Il titolare sei tu: Miraviso è responsabile del trattamento e firma con il salone l'accordo dell'art. 28.

L'anteprima del taglio e la consulenza IA si usano solo con clienti maggiorenni e con il loro consenso. La foto passa da Google Vertex AI, in UE, e Miraviso non la conserva, salvo che tu la salvi nella scheda. L'archivio della scheda cliente invece conserva: foto, note, allergie e formula colore sono cifrate con una chiave che ha solo il salone. Per tenerle serve un consenso separato, che la cliente può rifiutare senza perdere il servizio, e 24 mesi dopo l'ultima visita le foto vengono distrutte.

Questa guida è materiale informativo, non consulenza legale. Per casi particolari, come la videosorveglianza, i dipendenti o più sedi, conviene farsi seguire da un professionista.

Domande frequenti

La cliente deve firmare il modulo privacy? L'informativa va consegnata a tutte, ma non chiede un sì: la firma serve a te, per provare di averla data. La firma che conta è quella sui consensi, uno per ogni cosa: allergie nella scheda, promozioni, foto.

Serve il consenso per scrivere le allergie nella scheda? Sì. Le allergie sono dati sulla salute, e per scriverle il salone chiede il consenso esplicito della cliente, separato dagli altri: la riga firmata sul foglio è il modo più semplice per averlo. Il foglio sta in un posto chiuso e lo leggono solo le persone del salone.

Posso mandare le promozioni su WhatsApp alle clienti? Solo a chi ha detto sì in una casella a parte, che poteva lasciare vuota senza perdere il servizio. Il promemoria dell'appuntamento è un'altra cosa: fa parte del servizio, e basta che l'informativa lo dica.

Esiste un modulo privacy per parrucchieri in PDF? Un'informativa uguale per tutti i saloni sarebbe sbagliata per metà di loro, perché dipende da cosa raccogli e da quali programmi usi. Miraviso ti manda gratis il PDF dei consensi per le foto, a cui aggiungi le righe per allergie e promozioni.