La scheda cliente del parrucchiere: cosa scriverci e come conservarla

«Che formula le avevo fatto l'ultima volta?» è la domanda che decide se il colore di oggi viene uguale a quello che le era piaciuto. Chi ha una scheda la apre; chi non ce l'ha va a memoria, o chiede alla cliente, che non lo sa. La scheda cliente non è burocrazia: è il motivo per cui la seconda visita viene meglio della prima.

Questa guida è per chi la tiene su carta, in un Excel, o non la tiene ancora. Cosa metterci, in che forma, e una parte che di solito si scopre tardi: la scheda contiene dati che la legge tratta come dati sulla salute, e va conservata di conseguenza.

Cosa ci va dentro: quattro blocchi

1. Per ritrovarla. Nome, telefono, come preferisce essere contattata. Il minimo per riconoscerla e per mandarle il promemoria.

2. Lo storico. Ogni visita con la data, i servizi fatti, il prezzo. È il blocco che ti dice quanto vale una cliente in un anno, ogni quanto torna, e da quanto tempo rimanda il cambio look di cui parla sempre.

3. La parte tecnica. È il cuore della scheda: formula del colore (marca, tono, ossidante, proporzioni), tempi di posa, prodotti usati in posa e a casa, osservazioni sul capello (porosità, ricrescita, come ha preso il decolorante). E la foto del risultato, che vale più di dieci righe: fra sei settimane sarà l'unico modo di vedere com'era venuto davvero, con la luce del salone.

4. Le avvertenze. Allergie e sensibilità note, esito e data della prova cutanea, prodotti da evitare, «non sopporta l'ammoniaca». È il blocco più corto e quello che evita i danni.

Un esempio di scheda tecnica compilata, in due righe: 12/03 — colore 6.3 + 6.0 (1:1) con ossidante 20 vol, 35 minuti, gloss trasparente 10'. Ricrescita presa bene, lunghezze un po' porose: prossima volta abbassare il volume. Prova cutanea del 10/03 negativa. Foto. Tutto quello che serve alla collega che la prende in carico se tu non ci sei.

Se la tieni su carta, il modello in PDF è qui: A4 fronte e retro con questi quattro blocchi, gratis, si compila a penna.

Carta, Excel o app: cosa cambia davvero

Il quaderno o le schede cartacee hanno un pregio enorme — non si hackerano — e due difetti: non si cercano e non si copiano. Se il quaderno si perde o si bagna, dieci anni di formule sono andati. E la foto non ci sta.

Il file Excel (o Google Fogli) si cerca e si ordina, ed è il passo che fanno quasi tutti. Il problema è che si copia troppo bene: sta sul computer del salone aperto a chiunque passi, viaggia via WhatsApp «per comodità», finisce in un backup che nessuno ricorda. Per nome, date e prezzi è accettabile; per foto, allergie e note è il posto sbagliato, e il paragrafo dopo dice perché.

L'app o il gestionale risolvono la ricerca e il backup, e mettono la foto accanto alla formula. La domanda da fare — a chiunque, noi compresi — è chi può leggere quello che ci scrivi: il fornitore? Un suo tecnico? Chi entra nel suo server? E cosa succede alle schede se disdici.

La parte che vale di più è quella che espone di più

Qui sta il punto che di solito si scopre tardi. Nome, telefono e prezzi sono dati personali comuni. Allergie, sensibilità, esito della prova cutanea — e le note in cui scrivi «cuoio capelluto reattivo» — sono informazioni sulla salute, che il GDPR mette in una categoria a parte (articolo 9): si trattano solo con un consenso esplicito, per uno scopo preciso, e con protezioni proporzionate. La foto del volto è un dato personale a tutti gli effetti, e va conservata con lo stesso criterio.

Tradotto in pratica, per qualunque forma di scheda:

Un consenso che dica cosa conservi e perché. Non «acconsento al trattamento» in fondo a un modulo: una riga chiara — «conserviamo formula, foto e avvertenze per ritrovarle alla prossima visita» — e la possibilità di dire di no senza perdere il servizio. Il consenso alla scheda è separato da quello per altri usi delle foto, come pubblicarle sui social.

Accessi limitati. La scheda la apre chi lavora sulla cliente, non chiunque abbia il computer del banco.

Un termine. Le schede non si tengono per sempre: si conservano per il tempo in cui servono, e il tempo va scritto nell'informativa. Una cliente che non torna da anni ha diritto a non essere ancora in archivio.

Cancellazione su richiesta. Se te lo chiede, la scheda va tolta — dal quaderno, dall'Excel e dai backup, che è la parte che l'Excel rende difficile.

Per il quadro intero — chi è titolare, cosa serve per i social, le richieste di cancellazione — c'è la guida sulle foto delle clienti e il GDPR.

Come lo fa Miraviso, e il limite detto per intero

La scheda cliente di Miraviso nasce da questa distinzione. L'indice — nome, contatti, date, servizi, prezzi — sta in chiaro, perché serve a cercare e a fare i conti. Tutto il resto — foto, note, allergie, formula colore — viene cifrato sul tuo dispositivo prima di partire: al nostro server arrivano byte chiusi, e la chiave nasce dalla tua password, sul tuo computer. È una chiave che hai solo tu, e nemmeno noi possiamo aprire quello che ci scrivi.

Il resto segue: il consenso all'archivio è separato da quello per l'anteprima del taglio e la cliente può rifiutarlo senza perdere il servizio; sotto i 14 anni nessuna fotografia entra nell'archivio; le schede restano 24 mesi dall'ultima visita, poi foto e note si distruggono da sole insieme alla chiave di quella cliente. La scheda è inclusa in tutti i piani e si accende quando la chiedi.

Detto per intero, perché è giusto saperlo: sul pannello web il programma che cifra te lo serviamo noi, quindi la promessa vale finché il nostro server è integro. Sull'app del tablet il programma sta dentro l'applicazione firmata, e lì vale sempre. E se perdi la password e la chiave di recupero, l'archivio non si riapre — nemmeno da noi. Non è un gestionale: tiene la memoria tecnica delle clienti, non l'agenda né la cassa.

Le domande che arrivano su questo tema

Cosa deve contenere la scheda cliente? Quattro blocchi: i dati per ritrovarla, lo storico dei servizi, la parte tecnica con formula e foto, le avvertenze. Gli ultimi due valgono di più e vanno protetti di più.

Posso tenerla in Excel? Per nome, date e prezzi sì. Per foto, note e allergie serve una conservazione protetta, con accessi limitati e un termine di cancellazione — e l'Excel si copia troppo bene.

Per quanto si conserva? Per il tempo in cui serve allo scopo, e il tempo va scritto nell'informativa. In Miraviso sono 24 mesi dall'ultima visita.

Se vuoi vedere come funziona sul tablet, insieme alla prova colore e all'anteprima del taglio, la demo dura venti minuti, dal vivo o in videochiamata.