La scheda di consulenza del parrucchiere: cosa chiedere prima del servizio e cosa scrivere

Prima del servizio e dopo: due schede diverse

La scheda tecnica si scrive dopo il servizio e dice cosa hai fatto: formula, tempi di posa, prodotti, foto del risultato. Serve alla visita successiva, e cosa metterci lo trovi nella guida sulla scheda cliente; se la tieni su carta c'è anche il modello in PDF da stampare.

La scheda di consulenza si scrive prima e dice perché: cosa voleva la cliente, cosa hai visto sul suo capello, cosa le hai detto che oggi non si può fare. Quando a fine servizio lei dice «non era questo che volevo», è l'unico foglio che ricorda cosa vi eravate detti.

Non serve a ogni piega. Serve alla prima visita, prima di un servizio chimico (colore, decolorazione, permanente, stiratura) e quando la cliente chiede un cambio deciso: dieci centimetri in meno, dal castano al biondo. Per chi fa lo stesso taglio da tre anni basta una riga nella scheda tecnica.

Cosa chiedere, in quest'ordine

Per il colore c'è una guida a parte, con le dieci domande da fare prima del colore. Qui c'è lo schema che vale per qualunque servizio: cinque voci, che poi diventano le righe della scheda.

1. Cosa vuole, con le sue parole

«Più leggeri» per lei può voler dire scalati, sfoltiti o solo più corti. Scrivi la frase così come la dice e chiedile una foto, quella del sì e, se ce l'ha, quella del no. Spesso la foto del no dice di più.

2. Cosa non le piace dei capelli di adesso

È la domanda che fa uscire il motivo vero della visita: «la frangia mi va negli occhi», «dopo tre settimane il colore diventa arancione». Il servizio giusto è quello che risolve questa frase.

3. La storia del capello

Tinte fatte a casa, henné, decolorazioni, stirature, almeno negli ultimi dodici mesi. Decide quello che puoi promettere: un nero fatto da sé ogni mese non diventa un biondo chiaro in una seduta.

4. Le avvertenze

Allergie note, reazioni passate a una tinta, cute irritata o sensibile. Se il servizio la prevede, la data della prova cutanea e l'esito. È la riga più corta della scheda, e quella che conta di più se qualcosa va storto.

5. Quanto tempo ha, dopo il salone

Ogni quanto può tornare, quanti minuti dedica alla piega la mattina, se usa piastra o phon. Un taglio che chiede venti minuti di spazzola a chi esce di casa con i capelli bagnati è sbagliato anche se in salone viene benissimo.

Come scriverla: un esempio

Una scheda di consulenza compilata, per una prima visita:

14/11, prima visita. Richiesta: «più corti ma senza sembrare un maschiaccio, e il colore meno spento». Foto del sì: caschetto alla mandibola, castano con riflessi caldi. Non le piace: lunghezze secche che si gonfiano. Storia: tinta castano scuro fatta a casa ogni mese da due anni, mai decolorati. Avvertenze: nessuna allergia nota, prova cutanea del 12/11 negativa. Sconsigliato: schiarire oggi, la tinta sopra va tolta poco per volta. Accordo: caschetto alla mandibola e riflessante caldo; per schiarire ne riparliamo fra due tagli. Detto a voce, lei d'accordo. Foto di partenza con il suo consenso. Sara.

Cinque abitudini rendono utile quel paragrafo anche fra sei mesi.

Le parole della cliente fra virgolette, le tue fuori. Rileggendo, devi capire cosa ha chiesto lei e cosa hai interpretato tu.

Cosa le hai sconsigliato, con il motivo. Se fra due mesi torna a chiedere il biondo, sai già da dove riprendere il discorso.

L'accordo in una riga, detto ad alta voce prima di cominciare. Lo scrivi solo dopo che lei ha detto sì.

La foto di partenza, con il suo consenso. Va nella scheda, non nella galleria del telefono personale: la guida sulle foto delle clienti su WhatsApp spiega perché.

La data e chi l'ha fatta. Se la prossima volta la cliente la prende una collega, sa con chi parlare.

Dove tenerla, e cosa dice il GDPR

La riga delle avvertenze contiene informazioni sulla salute, che il GDPR tratta a parte (articolo 9). Per scriverle serve il consenso esplicito della cliente, con una frase chiara che dica cosa conservi e perché, separato da quello per pubblicare le foto sui social.

La scheda di consulenza va dove tieni la scheda tecnica, con le stesse regole: la apre chi lavora sulla cliente, e si tiene per un tempo scritto nell'informativa. Un raccoglitore chiuso va bene; un file mandato su un gruppo WhatsApp no. Cosa cambia fra carta, Excel e app lo trovi nella guida sulla scheda cliente, e le regole sulle foto nella guida su foto e GDPR per i saloni.

Come lo fa Miraviso

Miraviso non è un gestionale e non ha un modulo di consulenza da compilare. Aiuta nel punto più difficile della scheda, la foto del sì: con la consulenza IA, dalla foto della cliente l'app mostra il look completo, taglio, piega e colore, in circa 30 secondi a prova. Si costruisce a passi, tu tocchi le scelte e ogni prova entra in una storia da cui ripartire. Alla fine la foto del sì l'avete scelta insieme, sul suo viso.

Si usa solo con clienti maggiorenni e con il loro consenso. Le immagini passano da Google Vertex AI in Unione Europea, sono marcate come generate dall'IA, e Miraviso non le conserva, salvo che il salone le salvi nella scheda cliente. L'immagine mostra un'intenzione, non è un risultato garantito: dipende dallo stato dei capelli e può richiedere più sedute. È una frase che vale la pena scrivere anche nell'accordo.

Se vuoi tenere foto e note nello stesso posto, l'archivio della scheda cliente si accende su richiesta del salone e conserva foto, note, allergie e formula colore cifrate sul dispositivo del salone, con una chiave che deriva dalla vostra password: Miraviso le custodisce senza poterle leggere. Chiede un consenso separato, che la cliente può rifiutare senza perdere il servizio, e tiene i dati 24 mesi dall'ultima visita. Il limite: sul pannello web il programma che cifra lo serve Miraviso, quindi la promessa vale finché la nostra infrastruttura è integra; sull'app del tablet sta dentro l'applicazione firmata.

Domande frequenti

Che differenza c'è fra scheda di consulenza e scheda tecnica? La scheda di consulenza si scrive prima del servizio e registra cosa ha chiesto la cliente, cosa hai visto sul capello e su cosa vi siete accordati. La scheda tecnica si scrive dopo e registra cosa hai fatto: formula, tempi di posa, prodotti e foto del risultato.

La scheda di consulenza va fatta a ogni cliente? No. Serve alla prima visita, prima di un servizio chimico e quando la cliente chiede un cambio deciso. Per chi ripete lo stesso servizio da mesi basta aggiornare la scheda tecnica.

Serve il consenso per scrivere le allergie della cliente? Sì. Allergie e reazioni passate sono informazioni sulla salute: servono un consenso esplicito, chiesto con una frase chiara e separato da quello per le foto sui social, e un posto protetto dove tenerle.

Esiste un modello da stampare? Un modello dedicato alla consulenza non c'è. Il modello gratuito della scheda tecnica cliente, in PDF, ha già in alto le avvertenze e la prova cutanea; il resto della consulenza sta in poche righe su un foglio a parte, con la stessa data.